Comment les « task manager » ont transformé les entreprises ?

Les task managers, applications incontournables en matière de gestion de projet, ont connu une très large adoption ces dernières années dans le monde de l’entreprise. Destinés à gérer les tâches tout au long du cycle de vie d’un projet, ils impliquent la planification, le test, le suivi et le reporting. Mais quel est le secret de leur réussite ? Comment ont-ils conquis le cœur des entrepreneurs et comment ont-ils transformé le visage de l’entreprise ? Pour répondre à ces importantes préoccupations, nous allons dans un premier temps nous intéresser à leurs fonctionnalités, puis nous nous pencherons sur les avantages qu’ils procurent avant de plancher sur la façon dont ils ont révolutionné les entreprises.

Fonctionnalités et utilité des task managers

La gestion efficace des tâches nécessite la gestion de tous les aspects d’une tâche, y compris son statut, sa priorité, son temps, ses affectations de ressources humaines et financières, sa récurrence, ses notifications, etc. Ceux-ci peuvent être regroupés dans les activités de base de la gestion des tâches. La gestion de plusieurs tâches individuelles ou d’équipe peut nécessiter l’utilisation de logiciels connus sous la dénomination de « task managers ». La gestion des tâches peut faire partie de la gestion de projet et de la gestion des processus. Elle peut servir de base pour un flux de travail efficace dans une organisation. Les gestionnaires de projet qui utilise un task manager dispose ainsi d’un calendrier détaillé et à jour. Il peut donc diriger les membres de ses équipes et faire avancer plus rapidement le projet.

Les task managers abondent sur le marché. Certains sont gratuits, tandis que d’autres existent à des fins de déploiement à l’échelle de l’entreprise. Certains offrent des capacités de création de tâches, de visualisation et de notification évolutives pour les petites, moyennes et grandes entreprises, en allant des projets individuels à la gestion continue des tâches qui se créent. Les logiciels de gestion de projet incluent généralement un task manager dans leurs fonctionnalités. Les dimensions logicielles qui sillonnent les lignes de produits de gestion des tâches incluent la création de tâches, la visualisation des tâches, les notifications, l’assignation des ressources, la compatibilité, la configurabilité, l’évolutivité et la production de rapports.

Avantages liés à l’utilisation d’un task manager

Ces applications permettent de collaborer plus aisément sur des projets. Des personnes sont très souvent désignées pour exécuter des tâches individuelles qui font partie d’un plus grand projet qu’une équipe entière essaie de réaliser. Le logiciel de gestion des tâches donne aux employés une méthode pour collaborer sur des projets en discutant des documents, des délais, du travail exceptionnel, etc. Ils améliorent également la communication aussi bien interne qu’externe. Le logiciel développe un entonnoir pour la communication concernant les tâches et les projets à la fois en interne, mais aussi en externe avec les clients et autres parties prenantes.

Le task manager est incontournable en ce qui concerne la gestion budgétaire. Les budgets sont parmi les éléments les plus importants d’un projet. La marche à suivre pour toute entreprise dépend de la façon dont elle peut respecter les délais et le budget prévus. Le logiciel de gestion des tâches aide le gestionnaire de projet à déterminer le budget (planifié ou réel) afin que le travail puisse être aligné en conséquence. Le task manager est le meilleur outil de suivi-évaluation qui soit. Pour atteindre le succès à long terme, le suivi de l’avancement du travail est essentiel. Un logiciel dédié joue un rôle important dans le suivi des étapes du projet et peut fournir des indications sur la fin ou non des choses à temps.

Le task manager permet une prise de décision optimisée et une meilleure satisfaction des clients. Il aide à prendre les bonnes décisions. Lorsque le projet est exécuté rapidement et en deçà du budget, le client repart avec un sourire sur son visage et un client satisfait revient toujours. En utilisant de façon optimale ce type d’applications, il est possible de réduire le stress, atteindre les objectifs et améliorer la productivité, ainsi que le taux de réussite.

Comment les task managers ont changé l’entrepreneuriat

Les task managers ont transformé en profondeur le monde de l’entreprise. Il n’y a pas si longtemps, la planification des tâches était symbolisée par trois choses: un crayon, une feuille de papier et une méthodologie. Les choses ont complètement changé avec l’introduction de solutions logicielles. Avoir une solution qui peut les aider à rester organisés tout en planifiant et en exécutant des projets, de manière précise, prévisible et rentable, est une chose qui a enthousiasmé tous les entrepreneurs. Les logiciels de gestion de projet sont parmi les outils les plus utiles, car ils peuvent aider les entreprises à devenir aussi compétitives que possible et à se différencier de leurs concurrents.

Les task managers ont permis la planification des tâches, le brainstorming, l’élaboration et la clarification des objectifs. Ils ont aussi amélioré l’organisation, la réduction, le ciblage et la priorisation préliminaire des objectifs de chaque entrepreneur. En permettant une plus grande efficacité dans l’exécution des activités fonctionnelles, ces logiciels ont aidé à la production de biens et services de meilleure qualité. Ils y sont arrivés en facilitant la planification, le reporting, le suivi, la hiérarchisation, la configuration, la délégation et la gestion des tâches.

Comme nous le savons, la vie d’une entreprise est une suite continue de projets. Jusqu’ici, la gestion d’activité comme la répartition des tâches, leur attribution, les inventaires et l’accès simultané aux bases de données de tâches était problématique. En solutionnant ces épineux problèmes, les task managers ont changé en profondeur le mode de fonctionnement des entreprises, qui peuvent désormais s’offrir le luxe de lancer plusieurs projets à la fois sans craindre une avarie.

Les task managers ont conquis et révolutionné le monde de l’entreprise, car ils permettent aux entrepreneurs et à leurs équipes de planifier plus facilement des projets tout en tenant compte des antécédents. Grâce à eux, il est possible de suivre l’évolution d’un projet en termes d’achèvement, de temps et de coûts. Ils aident également à prévenir les bonnes personnes lorsque les choses dérapent. De même, ils sont incontournables en matière de planification et gestion du temps. Grâce à eux, les employés et les managers travaillent avec pertinence. Ils sont essentiels quand il s’agit de vérifier en temps réel non seulement le temps mais aussi les ressources allouées. Leur succès tient aussi au fait qu’ils ont littéralement changé la communication et la collaboration  en entreprise. Pour couronner le tout, ils sont faciles à utiliser et une formation préalable n’est généralement pas indispensable. Comme preuve de ce succès : nul entrepreneur ne peut désormais s’en passer.