La gestion des notes de frais est souvent une tâche laborieuse pour le service administratif et/ou financier qui prend énormément de temps. Il est important d’avoir des règles claires et précises sur les frais qui peuvent être remboursés applicables à tous les membres de l’entreprise et d’utiliser des outils informatiques compétents afin d’optimiser au maximum la gestion des notes de frais.
À quoi correspond une note de frais ?
Il s’agit de toutes les dépenses engendrées lors d’un déplacement. Les tickets de stationnement, les frais de restaurant et les frais d’hôtel au cas où l’employé ne peut pas rentrer à son domicile. Les frais de déplacement à proprement parlé font également partie des notes de frais. Il peut s’agir d’un billet d’avion ou de train ou des frais induits par le trajet en voiture. Dans ce cas, les indemnités kilométriques incluent les frais d’essence, les péages et éventuellement une somme supplémentaire forfaitaire correspondant à l’usure de la voiture, si l’employé utilise son propre véhicule et non celui de l’entreprise. Toutes les dépenses engendrées par un déplacement et ayant un rapport direct avec l’entreprise peuvent être prises en considération.
Comment se calcule une note de frais ?
Elle peut inclure les frais réels, c’est-à-dire les sommes exactes que l’intéressé a été amenées à dépenser durant ses déplacements, avec parfois une somme limite au-delà de laquelle aucun remboursement ne sera envisageable. Elle peut aussi être forfaitaire avec une somme journalière prédéterminée qui inclus l’ensemble des dépenses. L’URSSAF détermine des barèmes pour encadrer cette somme forfaitaire. Toutefois, chaque entreprise peut offrir des conditions de remboursement plus avantageuses. Afin de faciliter leur gestion, il est primordial de considérer les mêmes critères pour tous les employés. Pour chaque dépense, un justificatif avec une date est exigé et c’est la responsabilité de chacun de les conserver. Certaines entreprises acceptent pourtant une déclaration sur l’honneur en cas de perte. Ce dispositif est toutefois synonyme de temps supplémentaires dans l’administration des notes de frais.
Les logiciels qui facilitent la gestion des notes de frais :
Pour une prise en charge plus rapide et plus efficace, il est important que chaque employé puisse indiquer les dépenses faites lors de ses déplacements le plus rapidement possible. Un simple fichier Excel peut être utilisé avec une description de la dépense, la date et son montant. Il faudra en plus scanner le justificatif et faire parvenir l’ensemble aux services financiers dans les meilleurs délais. Toutefois, des logiciels plus performants sont désormais disponibles.İls sont garants d’un gain de temps considérable et d’un risque d’erreurs réduit. De plus, ce type d’outils permet d’avoir une vision globale des dépenses d’une équipe, ce qui permet de limiter les dépenses, voire les abus. Ce type de logiciel peut faire partie des outils internes de l’entreprise, mais peut aussi être une application utilisable de l’extérieur afin que chaque employé puisse facilement mettre à jour ses dépenses.
İl est également recommandé de fixer une date limite pour fournir les éléments nécessaires au remboursement des dépenses, afin de pouvoir recevoir la somme lors du mois prochain. Au-delà de cette date butoir, l’intéressé devra attendre le mois suivant.
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