La vidéo, renouveau de la communication d’entreprise

Une image, dit-on, vaut mille mots, et la vidéoconférence est l’exemple parfait de la véracité de cette affirmation. En entreprise, une vidéoconférence en direct est beaucoup plus efficace qu’un appel téléphonique ou un mail. Si une compagnie veut effectuer la démo d’un nouveau produit avec son équipe de vente internationale ou résoudre avec un client un problème qui nécessite le partage de données, la communication vidéo est la voie la plus appropriée. Littéralement, voir ce dont on discute est beaucoup plus efficace que d’essayer de décrire verbalement cette chose. Nous allons, dans les lignes qui suivent aborder les avantages de ce mode de communication et voir ensuite comment il a renouvelé la communication d’entreprise.

Réduction des coûts de voyage

La capacité d’être en plusieurs endroits à la fois sans quitter son bureau est la prochaine frontière de la productivité de l’entreprise. Bien que les interactions face-à-face avec les clients, partenaires et collègues ne puissent jamais être remplacées, les énormes progrès en matière de qualité et de disponibilité de la vidéoconférence en ont fait un redoutable outil. Lorsqu’on calcule le nombre de déplacements effectués chaque année et qu’on détermine les coûts associés (coût des billets d’avion, repas, temps perdu, etc.), la vidéoconférence est une alternative intéressante. Les entreprises constatent très souvent que le coût du déplacement pour un seul employé peut largement l’emporter sur les dépenses d’un système de vidéoconférence qui peut être utilisé par toute l’entreprise. Avec les nouvelles solutions de vidéoconférence, cet investissement est à l’épreuve du temps et est généralement compatible avec l’infrastructure existante.

Productivité accrue des équipes

Sur les marchés contemporains, il n’est pas rare d’avoir des bureaux satellites à travers le pays, voire dans le monde entier. La plupart de ces bureaux communiquent via des appels téléphoniques, des courriels ou des messages instantanés. Le manque de communication face à face peut causer des malentendus au sein des différentes équipes. Lorsque la vidéo est mise en œuvre, les participants sont plus susceptibles de rester vigilants et concentrés sur ce qui est discuté. Par conséquent, les projets sont exécutés plus rapidement, la productivité augmente et les participants se sentent plus en phase les uns avec les autres et avec le message que l’équipe dirigeante veut transmettre.

Amélioration de la communication et renforcement des relations

Pendant une vidéoconférence, on peut voir les expressions faciales et le langage corporel des participants, ce qui se traduit par une collaboration plus rapide et plus efficace. Ce sont là deux aspects importants de la communication qui sont perdus lors d’un appel téléphonique de base. Permettre à un chef de la direction de tenir une réunion à l’échelle de l’entreprise en temps réel avec des bureaux à travers le monde permet aux employés d’être plus proches du manager. Si une entreprise veut faire fabriquer un prototype en Chine, ses dirigeants n’ont plus besoin de se rendre au pays de Mao. Ils peuvent organiser une visioconférence. Ce qui aurait nécessité un voyage coûteux et fastidieux, peut maintenant être fait en quelques minutes dans le confort d’un bureau.

Avantage compétitif sur la concurrence

Il n’y a aucun avantage à être le second à apporter de nouveaux produits ou idées sur le marché. La communication vidéo crée et maintient un avantage concurrentiel pour les entreprises qui y recourent. Les équipes qui communiquent par vidéo, partageront leurs connaissances plus rapidement et seront plus informées, ce qui réduira le temps nécessaire pour proposer un nouveau produit ou service aux clients. Les départements d’assistance utilisant la vidéoconférence peuvent établir des relations plus personnelles avec leurs clients, ce qui encourage une fidélité beaucoup plus profonde qu’un appel téléphonique standard. Si une entreprise a besoin de fabriquer un produit, elle peut vérifier la qualité, apporter des modifications et assurer l’exactitude du cycle de vie du produit. Il est possible d’accomplir en moins d’une heure ce qui, autrefois, nécessitait une semaine.

Amélioration de la communication des gestionnaires

De la même manière que les collègues sont plus aptes à collaborer entre eux pour favoriser une meilleure productivité, la vidéoconférence peut également être considérée comme un moyen d’améliorer les communications de gestion. La technologie offre un moyen de renforcer les relations entre employés et managers. Parce que les clients ont maintenant accès à plus de personnes au sein d’une organisation que le vendeur responsable du compte, il est essentiel que leurs relations avec le gestionnaire dépasse le cadre d’un e-mail numériquement signé. Cela ne peut être réalisé que par une interaction plus réaliste, comme une réunion utilisant la vidéoconférence haute définition.

La communication par le biais de vidéos a permis aux équipes d’employés de travailler plus efficacement ensemble, ce qui a permis d’accélérer la commercialisation des produits. Des gens qui travaillaient ensemble depuis des années, à distance, ont maintenant la possibilité de voir les personnes avec lesquelles ils travaillaient ; ce qui n’aurait pas été le cas sans la vidéo. De plus, la vidéoconférence améliore les communications en aidant à retenir les employés de valeur qui doivent déménager ou travailler à la maison, ce qui permet d’économiser sur les frais de recrutement et de recyclage. Les entreprises qui opèrent dans un environnement virtuel voient leur bassin de recrutement s’étendre à travers le monde et peuvent recruter les meilleurs talents.

Des opportunités d’affaires améliorées

Avec des coûts de voyage réduits et une plus grande efficacité, il reste plus de temps aux compagnies pour favoriser leurs relations de travail et créer de nouvelles opportunités d’affaires. Grâce à la vidéoconférence, les travailleurs peuvent se rencontrer dans différents fuseaux horaires tout au long de la journée, ce qui leur donne la flexibilité ultime de travailler de partout, et aux moments voulus. Une façon d’éliminer la complexité des fuseaux horaires consiste à utiliser une solution de streaming et d’enregistrement. Au-delà de leur aspect pratique, les sessions enregistrées peuvent également être utilisées comme outils de formation futurs ou à des fins de conformité. Grâce aux capacités d’enregistrement HD, le travail peut se faire 24 heures sur 24, ce qui permet aux employés de soutenir continuellement les clients, peu importe leur emplacement ou leur fuseau horaire.

La vidéo a complètement révolutionné la communication d’entreprise en la rendant plus souple, plus pratique et plus efficiente. Aussi bien les travailleurs que les employeurs y tirent un bénéfice subséquent. On assiste à une meilleure collaboration entre les équipes, une productivité accrue et une réduction des coûts ainsi que des délais. Loin de coûter les yeux de la tête, ce système de communication est, bien au contraire, encore plus abordable que les méthodes classiques. Dire que la vidéo a renouvelé la communication d’entreprise, c’est peu dire. Elle a établi un nouveau standard et lancé une tendance qui est loin de s’arrêter.