Une simple check-list peut-elle transformer votre entreprise ?

Qu’est-ce que les pilotes d’essai, les chirurgiens, les architectes et les gestionnaire de fonds de placement spéculatifs ont en commun ? Ils utilisent tous un outil simple qui leur permet d’être plus efficaces : une simple check-list. Dans son livre, The Checklist Manifesto, le célèbre chirurgien et auteur Atul Gawande explore comment le fait de décomposer des procédés complexes sous forme de cases à cocher sur une liste peut sauver des vies.

Après avoir adopté cette règle dans les procédures de ma propre entreprise, j’ai trouvé que la solution de Gawande, qui consiste à utiliser une check-list, est étonnamment efficace. Je veux donc faire passer le mot sur comment un entrepreneur peut incorporer des check-lists pour optimiser l’efficacité de ses opérations commerciales.

Décomposez le sujet

Quelle que soit l’industrie, les professionnels sont confrontés à une plus grande complexité que jamais auparavant dans le milieu de travail. La décomposition de tâches complexes en étapes simples et vérifiables peut avoir des effets remarquables, même lorsque ces étapes semblent explicites ou banales.

Dans The Checklist Manifesto, Gawande raconte l’histoire de Peter Pronovost, un spécialiste des soins intensifs à l’hôpital John Hopkins. Pronovost a élaboré une check-list en cinq étapes visant à prévenir une complication courante et parfois mortelle pour les patients de l’unité de soins intensifs (USI) de l’hôpital : l’infection de la voie veineuse centrale.

Les étapes de cette liste visant la prévention sont élémentaires. Par exemple, on demande aux soignants de “se laver les mains avec du savon”. Malgré cette précaution évidente, l’équipe de Pronovost a découvert que pour plus d’un tiers des patients observés, au moins une des cinq étapes recommandées était omise. Pronovost a demandé aux infirmières d’intervenir si elles sont témoins d’une prise de raccourci lors du suivi de la check-list.

Ce simple protocole a eu des résultats stupéfiants. Dans un hôpital, au cours d’une période d’un peu plus de deux ans, cette check-list “a permis d’éviter quarante-trois infections et huit décès et d’économiser deux millions de dollars en coûts” a écrit Gawande. Les soins aux patients dans une unité de soins intensifs sont extrêmement complexes, mais cette check-list permet de décomposer les soins en étapes progressives et vérifiables.

Faites court

Un des éléments importants à la création de check-lists efficaces est de faire court. Une bonne règle de base, dit Gawande dans son livre, est de “se limiter de cinq à neuf éléments, ce qui est la limite de la mémoire de travail”. Il faut aussi “définir un cas précis pour lequel la check-list doit être utilisée”. ” Faire bref signifie aussi que vous vous retrouverez très probablement avec de multiples check-lists, chacune adaptée à un ensemble de circonstances clairement définies.”

Faites simple

Tout comme en faisant court, il faut faire simple. Une check-list doit être rédigée dans un langage clair et précis. Gawande souligne également l’importance du formatage. Limitez votre liste à une seule page et évitez les blocs et l’utilisation inutile de couleurs. Vos listes doivent être propres, simples et concises.

Daniel Boorman, le gourou des check-lists du géant de la fabrication d’avions The Boeing Company, a suggéré l’utilisation de textes en majuscules et minuscules pour faciliter la lecture, ainsi que l’utilisation d’une police sans serif comme Helvetica.

Boeing utilise beaucoup de check-lists et pour tout, que ce soit pour de la routine comme la préparation d’un avion au décollage ou des situations d’urgence comme de la fumée dans le cockpit. Chaque situation qu’un pilote peut rencontrer est accompagnée d’une check-list correspondante, comme indiqué dans le livre.

Plusieurs types de liste

Il existe deux types de check-lists : LIRE-FAIRE et FAIRE-CONFIRMER. Une check-list LIRE-FAIRE est similaire à une recette. Il s’agit d’un ensemble de tâches clairement définies que vous cochez au fur et à mesure que vous les exécutez. Avec une liste de contrôle FAIRE-CONFIRMER, “les membres de l’équipe accomplissent leur travail de mémoire et par expérience, souvent séparément”.

Mais ensuite, ils s’arrêtent. “Ils font une pause pour vérifier la liste et confirmer que tout ce qui devait être fait a été fait.” Avant d’élaborer votre check-list, vous devrez décider laquelle des deux options vous allez utiliser.

Utilisez des check-lists pour faciliter la communication

Même des tâches très complexes, comme la construction d’un gratte-ciel moderne, peuvent grandement bénéficier de l’utilisation de check-lists. Non seulement la construction étage par étage du bâtiment peut être décomposée en de nombreuses petites tâches individuelles qui doivent être cochées au fur et à mesure qu’elles sont achevées, mais une check-list peut également faciliter la résolution de problèmes et la communication lorsque des complications surviennent.

Gawande a découvert que les constructeurs qu’il a interviewés s’appuyaient sur “un ensemble de check-lists pour s’assurer que les étapes simples ne sont pas manquées ou ignorées et un autre ensemble pour s’assurer que tout le monde parle et résout tous les problèmes difficiles et inattendus”. Utiliser des check-lists pour s’assurer que les experts se consultent pour résoudre les problèmes qui se posent et parvenir à un accord est l’une des applications les plus précieuses des check-lists.

Bien que les bâtiments soient plus grands et plus complexes que jamais, l’utilisation créative et assidue de check-lists a considérablement accéléré le procédé de construction, selon les experts consultés par Gawande pour son livre.

Par où commencer ?

Voici quelques outils pour vous aider à créer vos propres check-lists :

• L’application Checklist propose une offre robuste et gratuite avec des check-lists illimitées, une gestion d’équipe, des dates d’échéance, des rappels et plus encore. L’application est disponible pour iOS et Android, ou sur le web. L’une des plus grandes forces de Checklist est sa communauté. Vous pouvez choisir parmi des milliers de modèles de check-list pour vous aider à démarrer.
• Tallyfy est une solution puissante pour automatiser vos procédures avec un accent particulier sur la collaboration.
• ly. Si votre équipe, comme la mienne, compte beaucoup sur Slack pour la collaboration et la communication, Manifest.ly est un outil de check-list qui se vante d’une intégration transparente avec Slack. Vous et votre équipe pouvez travailler sur des check-lists et recevoir des notifications sans jamais quitter Slack.

Pour conclure

Les check-lists sont un outil puissant dont l’efficacité a été démontrée dans une grande variété d’industries et de circonstances. Il y a presque inévitablement des procédures dans votre entreprise que l’application intelligente d’une check-list améliorera. Même les tâches les plus complexes, telles que la construction d’un gratte-ciel moderne, la chirurgie à cœur ouvert et le pilotage d’un avion de ligne, ont bénéficié grandement de l’utilisation de check-lists. Comme l’a écrit Gawande “les check-lists semblent capables de protéger quiconque, même les personnes expérimentées, contre tout échec dans beaucoup plus de tâches que nous ne le pensions”.