Comment l’aménagement de l’open space augmente la productivité ?

Espace de bureau dépourvu de murs et de cloisons, l’open space est un aménagement de plus en plus prisé par les entreprises. Cette « solution » inventée en Allemagne a été popularisé par les entreprises américaines qui l’ont érigé au rang de standard. Ses inventeurs ont affirmé que ce type d’aménagement avait le potentiel de booster la productivité des employés en améliorant la collaboration et la convivialité. Mais ont-ils raison ? Comment l’aménagement de l’open space peut-il augmenter la productivité ? C’est à ces questions que nous tenterons de répondre dans les lignes qui suivent.

L’open space comme booster de la responsabilité partagée

Les espaces de bureaux ouverts confèrent un sentiment de responsabilité partagée aux employés parce qu’ils sont perçus comme étant moins rigides et dégageant une atmosphère plus décontractée. Ce type de bureau assouplit la rigidité hiérarchique et rend les supérieurs plus accessibles et plus ouverts.

La responsabilité partagée s’est avérée être la formule préférée pour une refonte organisationnelle. C’est un concept prometteur qui offre plus d’autonomie, plus de responsabilités et un meilleur enrichissement professionnel. La responsabilité partagée est censée améliorer les résultats de performance tels que la productivité et la qualité, tant au niveau de l’équipe qu’au niveau de l’organisation.

Cette prise de conscience collective encourage et dope le travail en équipe. En effet, la performance dans le travail en équipe dépend en grande partie des compétences et des attitudes des employés en ce qui concerne la planification, l’exécution et le contrôle des tâches de l’équipe de manière autonome.

L’open space : un outil pour améliorer la collaboration

Les employés sont plus en mesure de collaborer dans un espace ouvert, plutôt que d’aller chercher les autres dans leurs box ou bureaux. L’open space permet ainsi de stimuler la créativité et la productivité. Le sens de la communauté est important pour les employés, de sorte qu’ils se sentent comme faisant partie d’une chose plus grande que leurs propres devoirs et responsabilités.

Il est difficile de promouvoir le concept de travail d’équipe lorsque vos travailleurs sont enfermés dans des cabines et séparés toute la journée, sans avoir la possibilité de communiquer ouvertement les uns avec les autres. Les emails et les textos ne sauraient remplacer le contact face à face et le brainstorming. Le sentiment de camaraderie se développe mieux dans les espaces de travail ouverts, ce qui contribue à renforcer le moral de l’entreprise et donne aux employés une impulsion supplémentaire pour bien faire et garder une attitude positive vis-à-vis de leurs objectifs et de leurs projets.

L’open space : un excellent moyen d’accroître la convivialité

Les employés sont plus heureux et plus productifs lorsqu’ils travaillent ensemble au lieu d’être isolés derrière des murs de bureaux. Les bureaux ouverts permettent une interaction sociale et font que les personnes se sentent moins isolées. La conception ouverte peut également permettre des interjections spontanées et contribuer à promouvoir la créativité.

Un tel aménagement est potentiellement utile pour les stagiaires et les membres moins expérimentés, car il leur permet de côtoyer les travailleurs plus expérimentés. La convivialité qui naît de cette proximité rend ses derniers plus confiants et plus aptes à faire face à leurs responsabilités. Ils apprennent plus rapidement et le délai pour qu’ils deviennent performants et productifs s’en trouve réduit.

Une amélioration de la convivialité au sein des employés permet à ces derniers de se rendre compte qu’ils font partie d’un même projet et cela améliore grandement l’esprit d’entreprise. Au lieu de se considérer comme de simples employés, les travailleurs s’approprient l’entreprise et se sentent plus concernés par son avenir. Le travail n’est plus vu comme une corvée, mais comme un devoir, chose qui se ressent forcément sur leur productivité.

Le côté obscur de l’open space

L’open space n’a pas que des qualités. Ce type d’aménagement a aussi ses côtés pervers qu’il faut connaître afin de les limiter.

Pour commencer, un espace de travail ouvert peut être bruyant, ce qui peut certainement être gênant quand le travail requiert de la concentration. Les mouvements constants et les conversations sont autant d’entraves à l’efficacité d’une main-d’œuvre indisciplinée. Le bruit produit une hyperstimulation, qui entraîne un stress susceptible de faire baisser la productivité.

Un autre désavantage des espaces de travail ouverts est le manque d’intimité. Beaucoup d’employés considèrent le manque d’intimité sur le lieu de travail comme intrusif et stressant. Quand un travailleur n’a nulle part où aller pour se défouler en privé ou avoir une conversation confidentielle avec un collègue, cela tend à créer de l’anxiété et même de la paranoïa au point que certains travailleurs trouvent un placard à balais pratique pour se calmer les nerfs.

Enfin, les espaces de travail ouverts peuvent devenir des lieux de reproduction pour les microbes pathogènes qui, dans certains cas, peuvent augmenter de 20% l’absentéisme des employés. Un éternuement peut envoyer des millions de germes ou de virus à travers un espace ouvert pour infecter des collègues beaucoup plus facilement que si ce même éternuement était confiné dans un bureau restreint.

Comment faire de l’open space un espace de productivité ?

Comme on vient de le voir, l’open space peut produire des résultats très loin de ceux attendus. Ces dernières années, nombreux sont les experts et les études qui ont alerté sur les dangers liés à l’utilisation d’open spaces non maîtrisés. Ces mises en garde ont conduit les architectes à repenser totalement ces espaces de bureaux. Avec certaines précautions, l’open space peut pleinement jouer le rôle qui lui est dévolu : accroître la productivité.

• Faire de la place pour la nature humaine

Les humains sont naturellement territoriaux. Des bulles personnelles à la table de la cafétéria, les employés croient posséder leur propre espace. Les hommes ont tous besoin d’un espace qu’ils pensent leur appartenir, une place où ils ont le contrôle et l’autonomie.

Même si les tendances vont et viennent, la recherche montre que les employés veulent toujours un espace personnel au travail. Selon le récent rapport State of the American Workplace, les employés qui ont un espace de travail personnel ont 1,4 fois plus de chances d’être engagés au travail.

Cela dit, les limites acceptables pour cet espace de travail sont toujours en constante évolution. Le besoin d’espace personnel ne nécessite pas d’avoir un bureau personnel. Cela peut être une zone commune à une équipe ou une chaise personnelle.

Il faudra donc permettre à chaque employé d’avoir une base, même dans un bureau flexible et collaboratif. Comme référencé ci-dessus, cela peut être un casier, une table ou même une chaise. Les managers devront également se préparer à des réactions négatives lorsqu’ils informeront leurs employés qu’ils vont déménager dans un open space. Une bonne communication et la clarté peuvent aider à atténuer ces réactions.

• Ne pas attribuer de place fixe à chaque employé

Dans le passé, les travailleurs étaient assis au même endroit dans la même cabine tous les jours. La direction était assise dans des bureaux fermés avec des fenêtres. En n’attribuant pas de sièges spécifiques à chaque employé, l’entreprise leur permet de collaborer à un niveau supérieur. Cela aidera également les employés qui ont besoin de calme pour travailler, de se déplacer vers des endroits plus calmes, lorsque d’autres collaborent.

Avoir une variété d’espaces différents dédiés à des fins différentes aidera également les employés à collaborer en cas de besoin, mais aussi à être capables de se concentrer lorsque des tâches spécifiques doivent être achevées.

• Prévoir une zone de collaboration dédiée

Avoir un espace de collaboration désigné permet aux employés de savoir où aller quand ils veulent partager des idées avec leurs collègues. Cela empêche également qu’ils interrompent ou perturbent ceux qui travaillent seuls à leur poste. La zone de collaboration désignée peut également être un lieu où on peut étaler des idées sur une table, utiliser un tableau de bord ou projeter des documents.

Bien que n’étant pas une salle de conférence, cette zone doit être ouverte à toutes les personnes qui ont des idées à partager avec les autres membres de l’équipe.

• Aménager un espace sans bruit

Chaque travailleur requiert un environnement spécifique pour être productif. Certains peuvent travailler dans un espace bruyant, tandis que d’autres abhorrent le bruit. Il est donc important de prévoir des espaces pour les introvertis et les extravertis.

De même, il y a aussi des tâches qui doivent être effectuées dans un environnement calme, car nécessitant beaucoup de concentration. Traditionnellement, les salles de conférence fermées ou les bureaux sont utilisés comme espace de quiétude pour accomplir ce type de tâche. Ces espaces calmes doivent être exempts de conversations téléphoniques et d’autres distractions qui empêcheraient les autres de faire leur travail.