Comment gérer son business depuis son domicile ?

Dans le monde hyper-connecté d’aujourd’hui, vous pouvez presque toujours accéder à ce dont vous avez besoin là où vous vous trouvez. Les entrepreneurs se sont très souvent accrochés à leur bureau et ont limité leurs voyages et déplacements par peur de perdre le contrôle opérationnel, occultant le fait que presque tout peut être géré et suivi même depuis leur domicile. Finis les jours où vous devriez vous asseoir dans votre entrepôt pour suivre les inventaires. Les logiciels ayant changé la façon dont presque toutes les industries fonctionnent, vous pouvez désormais gérer votre entreprise depuis n’importe quel point de la planète, y compris depuis le confort de votre domicile. Bien qu’il existe certains paramètres que vous devriez configurer, la vérité sous-jacente est que votre entreprise ne devrait pas limiter votre capacité à vous déplacer.

Avantages à travailler à distance, depuis son domicile

Travailler à distance signifie la liberté de travailler avec souplesse depuis la maison, un café, en déplacement ou même assis dans un parc. Les avantages clés pour les managers comprennent moins de temps perdu, une productivité plus élevée, un stress réduit et même un plus grand bonheur. En repensant la journée de travail, les entrepreneurs créent une culture du respect et de la confiance qui habilite les employés. Il ne s’agit pas seulement de se tourner vers le travail mais aussi de produire des résultats. Les entreprises peuvent économiser de l’espace, réduire les coûts, réduire les absences pour maladie, stimuler la productivité du personnel et devenir attrayantes pour des recrues potentielles. Et il y a aussi un bonus vert, avec un nombre réduit de déplacements !

Trouver la bonne technologie

D’abord et avant tout, il est impératif d’implémenter les bonnes technologies qui permettra de gérer l’entreprise à distance, depuis son domicile. Les services basés sur le Cloud sont essentiels pour tout propriétaire d’entreprise désireux de travailler loin de son bureau. Des applications comme Asana pour gérer vos listes de tâches, Slack pour collaborer à des projets, Receipt Bank pour gérer les reçus à distance et Skype pour rester en contact avec son équipe ne sont que quelques-unes des technologies qui permettent d’avoir accès à distance à son entreprise afin de continuer à communiquer avec le personnel.

Deux types de logiciels peuvent considérablement diminuer l’impact de votre absence de l’entreprise: les logiciels de VoIP (Voice Over Internet Protocol) et les logiciels d’accès à distance. Les logiciels de VoIP comme Gizmo et Skype vous permettent d’appeler gratuitement les autres utilisateurs de PC-à-PC. Tout ce dont vous avez besoin est un accès Internet haut débit. Cela vous permettra de mener des réunions en temps réel avec votre personnel sans accumuler des factures de téléphone déraisonnablement élevées.

Les logiciels d’accès à distance, comme GoToMyPC et pcAnywhere, vous permettent de vous connecter à un ordinateur sur votre lieu de travail et d’accéder aux fichiers et programmes. Cela signifie que vous pouvez examiner les données directement. La technologie du Cloud a transformé le travail à distance. Les applications Cloud offrent un accès rentable aux outils bureautiques, partout où vous travaillez et les services de partage de fichiers en ligne tels que Dropbox, Google Drive, Microsoft Remote Desktop et TeamViewer permettent de collaborer indépendamment de l’emplacement où vous vous trouvez.

Planifier son temps

Il n’y a pas de quoi faire une escapade bien méritée si tout ce que vous voyez est l’intérieur de votre chambre. La clé pour gérer votre business depuis votre domicile est de vous fixer des limites et d’être strict sur le nombre d’heures que vous travaillez dans une journée. Soyez à la disposition de votre équipe et assurez-vous de garder les choses en mouvement, mais soyez réalistes quant à combien de temps vous devez donner et assurez-vous d’avoir le temps pour votre famille.

Préparer son personnel

Beaucoup de propriétaires d’entreprises adoptent une approche très pratique dans la gestion quotidienne de leurs activités. Au fur et à mesure que le temps de s’absenter se rapproche, il faut former ses cadres supérieurs ou son équipe de direction pour gérer eux-mêmes leurs éventuels problèmes. Déléguer les tâches et intervenir dans un rôle plus consultatif s’avèrent nécessaires. Nommer une personne spécifique au rôle de leadership pour maintenir une chaîne d’autorité claire est une approche intéressante, à condition de veiller à ne pas compromettre cette chaîne d’autorité. Si vous recevez un courrier électronique sur un problème de travail qui aurait dû être envoyé à quelqu’un sur le site, reportez le problème à cette personne.

Autonomiser son équipe

Beaucoup de chefs d’entreprises travaillent avec du personnel hautement compétent qui est capables de plus de responsabilités. Mais ss’ils sont toujours là pour aider et répondre à toutes les questions, ce personnel finit par compter sur eux pour résoudre tout problème plutôt que de penser par eux-mêmes. En s’éloignant,ces entrepreneurs ne s’offrent pas seulement une pause bien méritée, mais aident du coup,  leurs équipes à apprendre à faire les choses de leur propre chef. Avant de partir, il faut organiser faire un brainstorming sur les problèmes potentiels et proposer des solutions à l’avance, de sorte que les travaileurs se sentent plus confiants quant à la gestion des choses en l’absence du premier responsable.

Responsabiliser ses employés

Si les employés dépendent trop du décideur pour prendre des initiatives, ils pourraient ne plus être productifs si ce dernier n’est pas dans leur dos. Tout chef d’entreprise devrait générer un sentiment d’autonomie et de propriété chez ses employés. Ces derniers doivent se sentir responsables de l’entreprise à l’absence du patron.

Avant de s’absenter longtemps, il faut commencer par travailler à domicile quelques jours par semaine et observer comment les employés réagissent. Les responsabiliser avec des limites claires et des directives en noir et blanc sur l’endroit où leur autorité commence et s’arrête. Il faut, si nécessaire, montrer aux collaborateurs qu’ils ont le droit de prendre une décision exécutive, tout en expliquant les motivations. Il faut être clair sur le moment et la façon dont il doivent solliciter une autre opinion que la leur.

Élaborer un plan stratégique

Les plans stratégiques axés sur des objectifs établissent une sorte de feuille de route pour les réalisations escomptées au sein de l’entreprise. L’établissement d’un ensemble d’objectifs stratégiques avant son départ, comme les chiffres de ventes ou l’avancement du projet, donne à tous, une base de discussion. Il contribue également à maintenir l’entreprise sur la bonne voie avec l’énoncé de mission global, car les objectifs stratégiques devraient faire progresser la vision de l’entreprise.

La communication : pierre angulaire du business

Il faut établir des méthodes de communication claires aussi bien avec ses équipes qu’avec ses partenaires, fournisseurs et clients. Selon CEO.com, la communication fréquente et déterminée est la clé pour gérer une entreprise à distance. Il faut entre autres, configurer un calendrier ferme pour les réunions par téléphone ou par vidéoconférence, et offrir des lignes directrices sur ce qu’on s’attend  à entendre lors des réunions. Connaître ses attentes aide le personnel à préparer et à maintenir des réunions structurées.

Equipements nécessaires

Le matériel spécialisé n’est pas nécessaire. La progression rapide des smartphones, des tablettes et des ordinateurs portables à la fine pointe de la technologie permet aux entrepreneurs de travailler efficacement partout où ils se trouvent. Cependant, avant d’investir dans de nouveaux équipements, il faut tenir compte de paramètres tels que la taille du disque dur, la vitesse du processeur, la capacité de stockage, la connectivité sans fil et la compatibilité avec les réseaux existants. Les écouteurs et les webcams peuvent également être utiles. Des mobiles ayant des capacités de stockage natives de 128 à 256 Go permettent, mine de rien, de travailler comme sur ses ordinateurs de bureau et de gérer des bases de données comme sur ses serveurs.

S’auto-discipliner et discipliner les siens

Les jours ouvrables, il faut nécessairement s’habiller correctement , après le bain et le petit-déjeuner. Le travail à domicile n’est pas un prétexte pour rester en pyjama ou en robe de chambre. Il se pourrait qu’on ait à prendre un appel vidéo, il faut donc avoir des vêtements décents. Il importe aussi d’amenager un espace loin de sa chambre pour travailler ; un espace de bureau loué ou un repaire converti en un bureau à domicile ou même une cabine dans les bois peut faire l’affaire.

Mettre un terme aux distractions et autres perturbations s’avèrent nécessaire pour rester concentré (e), travailler en toute quiétude et donner le meilleur de soi. Au besoin, il faut définir et appliquer des limites, en expliquant aux membres de sa famille que la zone de travail est interdite et qu’ils devraient éviter d’y entrer à moins que cela ne soit important. Il faut aussi préparer du temps et des pauses pour échanger avec eux, de sorte qu’ils ne se sentent pas le besoin de converser avec soi durant le temps de travail.

Encore plus néfastes, sont les flux de médias sociaux que les managers qualifient de « voleurs de temps ». Des applications pour Google Chrome, telles que StayFocusd, attribuent une quantité spécifique de temps par jour sur certains sites Web (comme Facebook ou Twitter) avant de rendre inaccessibles ces sites pour le reste de la journée. D’autres applications Web comme Strict Workflow, similaire à TomatoTimer, valent aussi le détour. Il existe des outils similaires disponibles pour les autres navigateurs Web et même les appareils mobiles. Il ne faut plus perdre son temps à actualiser son profil sur les réseaux sociaux.